ESTA NOTIFICAÇÃO DESCREVE COMO AS INFORMAÇÕES MÉDICAS ACERCA DE SI PODERÃO SER USADAS E REVELADAS E COMO PODERÁ TER ACESSO A ESTAS INFORMAÇÕES. POR FAVOR REVEJA-A CUIDADOSAMENTE.
I. QUEM NÓS SOMOS
Esta notifi cação descreve as práticas de privacidade do sistema de saúde Care New England Health Systems e cada um dos seus hospitais, entidades de cuidados de saúde e outras entidades que sejam directa ou indirectamente subsidiárias de Care New England Health System e que sejam entidades cobertas ao abrigo da HIPAA (colectivamente, “CNE” ou “nós” ou “nosso(s)”). Esta Notifi cação também descreve as práticas de privacidade que se aplicam aos nossos empregados (incluindo mas sem se limitarem aos profi ssionais de saúde empregados e outros indivíduos empregados com acesso aos seus registos médicos e de facturação) e todos os outros profi ssionais da saúde (tais como médicos e enfermeiros) aos quais se permite registar ou ter acesso às informações no seu registo médico, quando estiverem a providenciar serviços nas nossas instalações. Note que poderá também receber uma notifi cação de privacidade por separado do seu provedor individual de serviços de saúde que poderá descrever as práticas de privacidade do seu próprio consultório médico.
II. AS NOSSAS OBRIGAÇÕES DE PRIVACIDADE
É-nos exigido por lei proteger a privacidade das nossas informações de saúde (“PHI”) e tomamos muito a sério esta obrigação. Adicionalmente é-nos exigido por lei fornecer-lhe esta Notificação dos nossos deveres legais e práticas de privacidade
revelar à sua PHI (Informação de Saúde Protegida) e notifi cá-lo em caso de penetração maligna da segurança da sua PHI. Enquanto que em certas circunstâncias nós possamos usar e revelar a sua PHI (conforme detalhado na Secção III e na Secção IV desta Notifi cação), de um modo geral nós não poderemos usar nem revelar mais da PHI do que o que seja necessário para efectuar o nosso propósito para tal uso e/ou revelação e somos obrigados a obedecer aos termos desta Notifi cação. Poderemos alterar os termos desta Notifi cação em qualquer altura. Qualquer alteração será aplicada à sua PHI que nós já
tenhamos e irá incluir qualquer PHI criada ou recebida antes da emissão formal de qualquer nova Notifi cação que estipule a alteração. Quando alterarmos esta Notifi cação, nós prontamente emitiremos uma nova Notifi cação afi xando de forma bem visível a nova Notifi cação nas nossas instalações e nos websites de cada afi liada da CNE onde se providenciem serviços de saúde e no website da CNE em www.carene.org. Também poderá obter qualquer nova Notifi cação solicitando uma nova Notifi cação na
afi liada da CNE onde recebeu serviços, no endereço ou número de telefone indicado na Secção IX.
III. COMO PODEREMOS USAR E/OU REVELAR A SUA PHI SEM A SUA AUTORIZAÇÃO POR ESCRITO
Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI (Informação de Saúde Privada) por muitas e diversas razões. Em certas situações que são descritas na Secção IV desta Notifi cação, a sua autorização por escrito terá que ser obtida a fi m de se usar ou revelar a sua PHI. Porém, a sua autorização não é necessária para ou seguintes usos e/ou revelações da nossa parte:
A. Uso da PHI para tratamento, pagamento e funcionamento dos serviços de saúde.
- Para tratamento. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI a médicos, enfermeiros, estudantes de medicina e outros que lhe forneçam serviços de saúde ou estejam envolvidos nos seus cuidados de saúde. Por exemplo, se estiver a ser tratado por diabetes, poderemos revelar a sua PHI ao seu médico principal e/ou a um nutricionista a fi m de coordenar os seus cuidados de saúde.
- Para pagamento. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI a fi m de facturar e cobrar pagamentos por serviços de saúde que lhe fornecemos. Por exemplo, poderemos revelar a sua PHI ao seu plano de saúde para obter pagamento do seu plano de saúde por serviços de saúde que lhe fornecemos. Também poderemos revelar a sua PHI a companhias de facturação e a companhias que processam as suas reivindicações de serviços de saúde ou a outros provedores de cuidados de saúde quando a sua PHI for necessária para eles receberem pagamento pelos serviços de saúde que lhe forneceram.
- Para funcionamento dos serviços de saúde. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI a fi m de fazer funcionar a nossa organização. Por exemplo, poderemos usar a sua PHI para avaliar a qualidade dos serviços de saúde que recebe, ou para avaliar os profi ssionais de serviços de saúde que lhe proporcionam serviços de saúde. Também poderemos revelar a sua PHI aos nossos contabilistas, advogados e outros a fi m de assegurar que estamos a cumprir as leis aplicáveis.
B. Outros usos e revelações da sua PHI que não precisam da sua autorização (excepto quanto a certas informações Altamente Confi denciais conforme descritas na Secção IV), poderemos também usar e/ou revelar a sua PHI pelas seguintes razões):
- Conforme necessário ou autorizado pela lei. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI (i) quando exigido por qualquer lei federal, estatal ou local aplicável; (ii) como resposta a uma ordem judicial ou outro processo legal; ou (iii) a um médico-legista, examinador médico ou a um director de casa funerária, conforme autorizado por lei.
- Saúde pública. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI (Informação de Saúde Protegida) para (i) comunicar informações de saúde a autoridades públicas com a fi nalidade de evitar ou controlar doenças, lesões ou invalidez; (ii) comunicar abuso ou negligência de uma criança à autoridade governamental autorizada a receber tais comunicações; (iii) comunicar abuso, negligência ou violência doméstica, se de forma razoável acreditarmos que foi vítima de tais actos, à autoridade governamental autorizada a receber tais comunicações; (iv) comunicar informações acerca de produtos sob a jurisdição da Administração de Alimentos e Drogas dos E.U.A (U.S. Food and Drug Administration); (v) alertar uma pessoa que possa ter sido exposta a uma doença contagiosa ou possa de outro modo estar em risco de ser contagiada ou de disseminar uma doença ou estado; ou (vi) comunicar informações ao seu empregador conforme exigido segundo as leis que tratam de doenças e lesões relacionadas com o trabalho ou vigilância médica no local de trabalho; ou (vii) fornecer prova de imunização se a escola for obrigada pela lei do estado a tê-la para a inscrição.
- Fiscalização de saúde. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI com o propósito de dar assistência ao governo quando investiga ou inspecciona um provedor de cuidados de saúde ou uma organização.
- Doação de órgãos. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI para notifi car bancos de órgãos para lhes dar assistência em doações ou transplantes de órgãos, olhos ou tecidos, na medida do que for permitido pela lei estatal.
- Investigação científi ca. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI por razões de investigação científi ca. Dependendo das circunstâncias, a lei estatal poderá exigir-nos que obtenhamos a sua autorização antes de usar e revelar a sua PHI para fi ns de investigação. Se a lei estatal nos exigir que obtenhamos a sua autorização, faremos isso antes de usar e revelar a sua PHI para fi ns de investigação.
- Para evitar males. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI aos serviços de imposição da lei ou a outra pessoa apropriada, a fi m de evitar ameaças graves à saúde ou segurança de uma pessoa ou do público.
- Outras funções governamentais. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI para certas actividades militares e de veteranos, propósitos de segurança nacional e informações secretas, serviços de protecção do presidente dos Estados Unidos ou situações de instituições penais.
- Seguro do trabalhador (Workers’ compensation). Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI a fi m de cumprir as leis de seguros do trabalhador (workers’ compensation).
- Lembrar consultas e benefícios ou serviços relacionados com a saúde. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI para lhe lembrar as suas consultas ou para lhe dar informações acerca de opções de tratamento e outros serviços de saúde ou benefícios que oferecemos.
- Angariação de fundos. Poderemos usar e/ou revelar a sua PHI para o contactar para fi ns de angariação de fundos. As doações são usadas para expandir e apoiar os serviços de saúde e programas educacionais que fornecemos à comunidade. Se não quiser ser contactado para fi ns de angariação de fundos, por favor notifi que-nos, enviando-nos uma notifi cação por escrito dirigida à pessoa que for o seu contacto no local onde recebeu serviços (os endereços dos locais estão enumerados na Secção IX).
- Para integração com provedores de cuidados de saúde afi liados. Conforme permitido pela lei, nós poderemos usar e/ou revelar a sua PHI a provedores de cuidados de saúde que estejam afi liados com o CNE, e as afi liadas do CNE poderão compartilhar entre elas conforme necessário para executar tratamentos, pagamentos ou outras operações de cuidados de saúde.
IV. COMO PODEREMOS USAR E/OU REVELAR A SUA PHI DEPOIS DE OBTER A SUA AUTORIZAÇÃO POR ESCRITO
Temos que pedir a sua autorização por escrito para qualquer outro uso e/ou revelação da sua PHI (Informação de Saúde Privada) que não esteja descrito na Secção III. Se nos autorizar a usar e/ou revelar a sua PHI, poderá mais tarde revogar a autorização e impedir qualquer futuro uso ou revelação da sua PHI a coberto da autorização anterior. Pode revogar a autorização fornecendo um pedido por escrito de tal revogação à afi liada do CNE onde recebeu serviços, no endereço indicado na Secção IX.
A. Informações altamente confi denciais. Certas leis estatais e federais exigem protecções especiais da privacidade para certas informações altamente confi denciais acerca de si, incluindo o subconjunto da sua PHI (Informação de Saúde Protegida / Protected Health Information) que: (i) é mantido em anotações de psicoterapia; (ii) é acerca de serviços de saúde para tratamento da saúde mental fornecidos por nós; (iii) é acerca de serviços para abuso de álcool ou drogas ou para vicio com substâncias em programas contra abusos operados por nós; (iv) envolve informações genéticas (“Informações Altamente Confi denciais/ Highly Confi dential Information”). Temos em geral que obter a sua autorização para revelar quaisquer Informações Altamente Confi denciais acerca de si, mas poderemos revelá-las sem obter primeiro a sua autorização nas circunstâncias seguintes:
- Anotações de psicoterapia. Em geral nós não usamos nem revelamos informações registadas por um profi ssional de saúde mental para documentar ou analisar conversas consigo em terapia, a não ser que nos autorize. Porém, poderemos usar ou revelar tal PHI sem a sua autorização, para os seguintes propósitos: (a) o profi ssional de saúde que registou as informações pode usá-las para o tratar; (b) em situações limitadas, poderemos usar ou revelar tal PHI em ligação com treinos de aconselhamento de saúde mental que ocorram numa das nossas instalações; (c) poderemos usar ou revelar as suas anotações de psicoterapia para nos defendermos de processos legais feitos por si contra nós; e (d) cumprimento da lei, saúde pública, fi scalização da saúde ou para evitar males (cada um descrito na Secção III).
- Tratamento da saúde mental. As informações relativas ao tratamento da sua saúde mental poderão ser usadas ou reveladas aos que lhe proporcionam tratamento. Também poderão ser reveladas a entidades responsáveis por pagar os seus cuidados de saúde, tais como companhias seguradoras, mas apenas a quantidade de informação necessária para fi ns de pagamento será revelada. Se eles perguntarem e pensarmos que é do seu bom interesse, poderemos dizer ao seu advogado, tutor ou curador (se os tiver), ou a um membro da sua família, que é um doente, a menos que nos diga para não o fazer. Se for um doente, poderemos dizer ao defensor de saúde mental o seu nome e quando começou o seu tratamento, a menos que nos diga para não o fazer. Informações relativas ao seu tratamento de saúde mental poderão ser reveladas por ordem de um tribunal ou se de outra forma for requerido por lei, tal como comunicações de suspeita de abuso de crianças ou comunicações ao departamento de saúde ou a outras repartições reguladoras. Poderemos também usar ou revelar informações de tratamento de saúde mental para fi ns de avaliação de um programa ou para investigação sob circunstâncias limitadas. Se for um menor, os registos dos seus tratamentos de saúde mental poderão ser revelados aosseus pais ou tutor sob certas circunstâncias. Em caso de emergência, informações relativas ao seu tratamento de saúde mental poderão ser usadas ou reveladas a fi m de evitar que alguém (incluindo você) seja prejudicado.
- Registos de tratamentos de drogas e álcool. A confi dencialidade da PHI relacionada com abuso de álcool e drogas que é mantida por programas contra abuso de substâncias que nós efectuamos é protegida pela lei e por regulamentos federais. Em geral nós não podemos dizer a uma pessoa fora do programa que você frequenta o programa, nem revelar qualquer informação que o identifi que como abusador de álcool ou drogas, a não ser que: (a) nos dê consentimento por escrito; (b) a revelação seja permitida por uma ordem de um tribunal; ou (c) a revelação seja feita a pessoal médico numa emergência médica ou a pessoal qualifi cado para investigação, auditoria ou avaliação de um programa. A infracção da lei ou dos regulamentos federais por um programa de abuso de substâncias é um crime. Infracções de que suspeite poderão ser comunicadas às autoridades apropriadas de acordo com os regulamentos federais. As leis e regulamentos federais não protegem qualquer informação sobre um crime que possa ter cometido quer no programa de abuso de substâncias quer contra qualquer pessoa que trabalhe para o programa de abuso de substâncias quer ainda uma ameaça de cometer tal crime. As leis e regulamentos federais não protegem qualquer PHI acerca de suspeita de abuso ou negligência de uma criança de ser comunicada ao abrigo da lei estatal do estado apropriado ou das autoridades locais. (Consulte 42 U.S.C. 290dd-3 e 42 U.S.C. 290ee-3 para as leis federais e 42 CFR parte 2 para os regulamentos federais.)
B. Marketing. Nós não fazemos quaisquer revelações da sua PHI para fi ns que constituam marketing, sem a sua autorização por escrito. Por exemplo, não aceitamos pagamentos de outras organizações ou indivíduos em troca de lhe fazer comunicações acerca de tratamentos, terapias, provedores de cuidados de saúde, locais de tratamento, gestão de tratamentos, coordenação de tratamentos, produtos ou serviços, a não ser que nos tenha dado autorização por escrito ou a não ser que essa comunicação seja permitida por lei. Uma vez dito isto, nós poderemos (1) lembrar-lhe a compra periódica
de produtos de saúde que consome ou comunicar-lhe acerca de um medicamento que lhe foi receitado actualmente desde que qualquer pagamento que se receba por fazer esta comunicação esteja razoavelmente relacionado com o custo de fazer a comunicação; ou (2) fazer-lhe marketing num encontro cara a cara e dar-lhe prendas promocionais de valor nominal.
C. Venda da PHI. Nós não faremos qualquer revelação da sua PHI que constitua uma venda da PHI, sem a sua autorização
por escrito.
V. QUANDO PODERÁ TER OBJECÇÕES SOBRE O NOSSO USO E/OU REVELAÇÃO DA SUA PHI
A. Directórios/listagem de doentes. Excepto para aqueles casos em que você possa ser um doente recebendo tratamento para a saúde mental ou um doente ou participante num programa de abuso de álcool ou drogas, nós poderemos incluir o seu nome, número de quarto ou unidade/serviço, condições gerais e religião na listagem/directoria de doentes das afi liadas hospitalares para uso por sacerdotes e visitantes que o procurem pelo seu nome. Poderá optar por não ter estas informações nas nossas listagens/directórios de doentes. Se escolher não ter estas informações nas nossas listagens/ directórios, não poderemos dizer a visitantes, a pessoas que telefonem nem a pessoal de entregas (tal como correio ou fl ores) que é um doente nossos e, a menos que dê informações específi cas de contacto a outra pessoa (membro da família, etc.), não receberá visitantes nem chamadas telefónicas. Se você não tiver a capacidade para se opor a que as suas informações sejam incluídas no nosso directório/listagem de doentes, nós poderemos incluir as suas informações no nosso directório/listagem de doentes e usar ou revelar tais informações se determinarmos que é no seu melhor interesse e consistente com os pedidos que você tenha feito no passado (se houver), até à ocasião em que seja capaz de indicar que não quer que as suas informações sejam incluídas.
B. Revelações à família, amigos ou outros. Excepto em certas circunstâncias envolvendo Informações Altamente Confidenciais, nós poderemos revelar a sua PHI a um membro da família, amigo ou outra pessoa que esteja envolvida nos
seus cuidados de saúde ou no pagamento dos seus serviços de saúde.
VI. OS SEUS DIREITOS QUANTO À SUA PHI
A. O seu direito de pedir limites no uso da sua PHI. Pode pedir que limitemos a maneira como usamos e/ou revelamos a sua PHI (Informação de Saúde Privada). Tomaremos em consideração o seu pedido mas não somos obrigados por lei a concordar com o seu pedido a menos que as revelações sejam (i) a um plano de saúde para fi ns de efectuar
pagamento ou efectuar serviços de saúde; e (ii) a PHI consista apenas num item de cuidados ou serviço de saúde pelo qual nos pagou do seu bolso na totalidade. Se concordarmos com o seu pedido, seguiremos os seus limites, excepto em situações de emergência. Não pode limitar os usos ou revelações que legalmente somos obrigados ou autorizados a fazer.
B. O seu direito de escolher como lhe devemos enviar a PHI. Pode pedir que lhe enviemos informações para um endereço diferente (por exemplo, para o endereço do seu trabalho em vez do seu endereço residencial) ou de maneira diferente (por exemplo, por e-mail em vez de correio normal). Concordaremos com o seu pedido, desde que possamos facilmente fazê-lo da maneira que pediu. Além disso, pode pedir-nos que mandemos uma cópia da sua PHI directamente para outra pessoa designada por si. Este pedido tem que ser por escrito, assinado por si e identifi car claramente a pessoa designada a para onde se deve enviar a informação.
C. O seu direito a ver e a obter uma cópia da PHI. Poderá ver e obter uma cópia da sua PHI (Informação de Saúde Privada). Porém há certas circunstâncias em que poderemos negar o seu pedido. O seu pedido tem que ser por escrito. Se não tivermos a sua PHI mas soubermos quem a tem, dir-lhe-emos quem a tem. Dar-lhe-emos resposta no prazo de 30 dias do seu pedido. Se negarmos o seu pedido, dar-lhe-emos, por escrito, as nossas razões para o negar e explicaremos que direitos tem para apelar, se os tiver.
Se pedir uma cópia da PHI, poderemos cobrar-lhe uma taxa, se for permitido por lei. Em vez de lhe darmos a PHI que pediu, poderemos oferecer dar-lhe um resumo ou uma explicação da PHI, desde que concorde com isso e com o custo antecipadamente.
D. O seu direito a receber um relatório das revelações. Tem o direito a receber uma lista das entidades a quem revelamos a sua PHI. Porém algumas revelações poderão não estar na lista. Por exemplo, a lista não incluirá revelações relacionadas com o tratamento, pagamento ou serviços de saúde efectuados; revelações que tenha autorizado anteriormente; revelações feitas directamente a si ou algumas revelações à sua família; revelações na nossa listagem/directório de doentes; revelações para fi ns de segurança nacional; revelações a pessoal penal ou de imposição da lei; ou revelações
feitas antes de 14 de Abril de 2003. Responderemos ao seu pedido no prazo de 60 dias. Incluiremos as revelações feitas nos últimos seis anos a menos que peça um período menor. A lista incluirá a data de cada revelação, a identidade da pessoa ou pessoas a quem a revelação foi feita, o tipo de informação revelada e a razão da revelação.
Não lhe cobramos pela lista. Porém, se fi zer mais do que um pedido num mesmo ano, poderemos cobrar-lhe uma taxa por cada pedido adicional. Para obter uma lista, tem que fazer um pedido por escrito à afi liada do CNE onde recebeu serviços, no endereço indicado na Secção IX.
E. O seu direito a corrigir ou actualizar a sua PHI. Se achar que existe um erro na sua PHI (Informação de Saúde Privada), ou que faltam informações importantes, pode pedir uma correcção. O seu pedido tem que ser por escrito, incluir a razão do seu pedido e ser endereçado à afi liada do CNE onde recebeu serviços, no endereço indicado na Secção IX. Dar-lhe-emos resposta no prazo de 60 dias do seu pedido. Poderemos negar o seu pedido se a sua PHI estiver (i) correcta e completa; (ii) não tiver sido criada por nós; (iii) não for permitido compartilhá-la consigo; ou (iv) se não estiver nos nossos arquivos. Se negarmos o seu pedido, informá-lo-emos da razão de o negarmos Poderá então entregar uma declaração de discórdia por escrito ou poderá pedir que o seu pedido original e a nossa negação sejam anexados a todas as revelações futuras da sua PHI. Se concordarmos em fazer o que pediu, alteraremos a sua PHI, informá-lo-emos da alteração e diremos a outros que precisem de saber da alteração que se fez a alteração na sua PHI.
F. O seu direito a uma cópia de papel desta notifi cação. Poderá pedir-nos uma cópia desta Notifi cação em qualquer altura mesmo que tenha acordado receber esta Notifi cação por via electrónica.
VII. MENORES E REPRESENTANTES PESSOAIS
Na maior parte das situações, os pais, tutores e/ou outros com responsabilidades legais por menores (crianças com menos de 18 anos de idade) poderão exercer os direitos descritos nesta Notifi cação em nome do menor. Porém há situações em
que os menores poderão exercer eles próprios os direitos descritos nesta Notifi cação e os pais ou tutores dos menores não poderão fazê-lo.
VIII. PARA APRESENTAR UMA QUEIXA ACERCA DAS NOSSAS PRÁTICAS DE PRIVACIDADE
Poderá queixar-se se achar que nós infringimos os seus direitos, contactando a afi liada do CNE onde recebeu serviços no endereço ou número de telefone indicado na Secção IX ou enviando uma reclamação por escrito a: Secretary, U.S. Department of Health and Human Services, 200 Independence Avenue S.W., Washington, D.C. 20201. A sua queixa não alterará nem afectará os cuidados que lhe proporcionamos.
IX. PESSOAS A CONTACTAR PARA INFORMAÇÕES ACERCA DESTA NOTIFICAÇÃO
Se tiver quaisquer perguntas acerca desta Notifi cação ou quiser pedir uma nova Notifi cação, desejar apresentar uma queixa acerca das nossas práticas de privacidade, achar que infringimos os seus direitos de privacidade, discordar da decisão que fi zemos sobre acesso à sua PHI ou quiser dar uma notícia ou fazer um pedido por qualquer outra razão indicada nesta Notificação, por favor contacte a pessoa que lhe serviu de contacto na afi liada do CNE onde recebeu serviços, no endereço ou número de telefone abaixo:
Butler Hospital
Director of Medical Records
345 Blackstone Blvd.
Providence, RI 02906
Número de telefone: 401-455-6413
Kent County Memorial Hospital
Kent Hospital Privacy Officer
455 Toll Gate Road
Warwick, Rhode Island 02886
Número de telefone: 401-736-4224
Memorial Hospital of Rhode Island
MHRI Privacy Officer
111 Brewster Street
Pawtucket, Rhode Island 02863
Número de telefone: 401-729-2148
The Providence Center or
Continuum Behavioral Health, Inc.
Privacy Officer
530 North Main Street
Providence, Rhode Island 02904
Número de telefone: 401-276-4033
VNA of Care New England and
HealthTouch, Inc.
Privacy Offi cer
51 Health Lane
Warwick, Rhode Island 02886
Número de telefone: 401-737-6050
Women & Infants Hospital
Privacy Officer
101 Dudley Street
Providence, Rhode Island 02905
Número de telefone: 401-274-1100
Para contactarse con afi liados de
CNE no incluidos anteriormente
Butler Hospital Campus
Potter Building – Compliance
345 Blackstone Blvd.
Providence, Rhode Island 02906
Número de telefone: 401-277-3660